El arte de la perfecta transferencia de llamadas

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Puede ser uno de los mayores errores de la llamada de negocios, provocando suspiros, ojos y la irritación universal. Es la transferencia de llamadas, y tiene una mala reputación por una razón.

Si lo hace bien, puede ayudar a sus clientes y dejar una impresión positiva y duradera. Pero si lo hace mal, y muchos de nosotros lo hacemos, no solo molestará a sus clientes, sino que también los enojará. Y podrías perderlos para siempre.

Si sus transferencias de llamadas podrían requerir algún trabajo, hay algunos pasos sencillos para mejorarlas mucho.

Escucha cuidadosamente.

Ya sea que su empresa tenga un solo representante de servicio al cliente o un centro de llamadas gigante, una buena transferencia de llamadas comienza con la escucha. Usted (¡ojalá!) Escuche a sus clientes en cualquier otro momento. Comunicarse con ellos por teléfono no debería ser diferente.

Están llamando por una razón. Déles todo el tiempo que necesiten para explicarles lo que necesitan. Una vez que se establece el motivo de la llamada, puede determinar si se necesita una transferencia.

Explique por qué es necesaria una transferencia.

Una mala transferencia puede ser abrupta, desorientadora y confusa, generalmente porque las personas que llaman no tienen idea de lo que está sucediendo y por qué. Antes de transferir una llamada, explique por qué es necesaria.

Quizás alguien más pueda proporcionarle mejor información al cliente para resolver un problema. Tal vez se necesita soporte técnico. Sea cual sea el motivo, díselo a su cliente. Lo más probable es que lo entiendan y aprecien la explicación.

Descubrirá rápidamente que cuando se tome un poco de tiempo para explicar por qué transfiere la llamada, los clientes se sentirán aliviados al dirigirlos a alguien que pueda ayudarlos con su problema específico.

Obtenga permiso, luego proporcione su información de contacto.

Una vez que haya explicado por qué se necesita una transferencia, asegúrese de obtener permiso para hacerlo.

Otra buena idea? Proporcione a los clientes su información de contacto antes de transferir la llamada.

Ha pasado tiempo con la persona que llama, escuchando su problema y determinando los siguientes mejores pasos. Tienes una comprensión holística de sus necesidades. Tener una forma de volver a ponerse en contacto con usted les brinda a los clientes una red de seguridad para sentirse bien en caso de que necesiten su ayuda nuevamente.

Hacer una introducción.

Antes de la transferencia de la llamada, informe a su colega sobre la situación del cliente. (Puede hacer esto con o sin la persona que llama en la línea). Este es un paso importante que evitará que vuelvan a explicar sus necesidades. Pregunte si hay algo más que pueda hacer y agradézcales por su paciencia mientras usted y su equipo trabajan para resolver su problema.

¡Eso es! Has dominado el arte de la transferencia de llamadas perfecta.

Ahora por un poco de logística.

Si recientemente ha lanzado una pequeña empresa, sabe que requiere algunos malabares importantes. Tal vez tu eres el que responde las llamadas ahora mismo (y su "equipo" es solo otra persona). O tal vez esté usando su celular personal como un teléfono de negocios hasta que las cosas realmente empiecen. Sea cual sea su situación, necesita una forma rápida y fácil de transferir llamadas.

Muchos propietarios de pequeñas empresas descubren que VoIP (servicio telefónico a través de Internet) es una forma sencilla de hacer todo un trabajo. gran cantidad de cosas que los sistemas telefónicos tradicionales simplemente no pueden ofrecer, incluida la capacidad de Convierte tu celular personal en tu celular de negocios..

Cuando se trata de transferir llamadas, VoIP te permite hacerlo sin mucho esfuerzo en absoluto. Que es exactamente lo que necesita cuando tiene clientes con preguntas candentes, un video conferencia comenzando en cinco minutos, y tu mamá en la línea a punto de darte su famosa receta de pechuga. (Al parecer, el secreto está en la salsa, que suena perfecto para el almuerzo. y tu negocio. Vamos a tomar una doble ayuda! #¡si porfavor y gracias!)